Полный гайд по организации легендарной конференции. 13 шагов с примерами

0 0

Конференции ― это отличная возможность для бизнеса заинтересовать целевую аудиторию. Они повышают узнаваемость бренда, расширяют связи. Скорее всего вы были на чужих событиях и даже не на одном. Может пора организовать что-то своё? Поможет в этом наш пошаговый план: от продумывания идеи и выбора спикеров до маркетингового продвижения и организации кейтеринга.

На связи Владимир Давыдов — один из основателей StickPeek. Мы делаем мерч со сменными стикерами, которые превращают корпоративную одежду в инструмент адаптации, вовлечения и мотивации сотрудников.

Хотите свой креативный мерч со стикерами? Жмите сюда

Уже несколько лет мы являемся партнёрами профессионального сообщества специалистов в области корпоративных коммуникаций и корпоративных медиа Intercomm – изготавливаем для них тематические шопперы для участников ежегодной конференции и премии.

[{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"c92adecf-667e-5ec1-8e4b-0f168057c16e","width":4886,"height":3251,"size":1938228,"type":"jpg","color":"c1bfcd","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"0e3f55b0-5037-533c-b5e9-221f277c16c6","width":4886,"height":3251,"size":1718717,"type":"jpg","color":"d1cdd8","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"da1248c0-2bdf-5bfe-866d-73d50a70bbad","width":4886,"height":3251,"size":1235160,"type":"jpg","color":"211f26","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"f381d045-7a3f-5744-8eb9-50f26f0da7cc","width":3200,"height":4800,"size":798990,"type":"jpg","color":"383535","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"8be28039-03b8-50ec-b5ca-37c067e469df","width":3251,"height":4886,"size":1705196,"type":"jpg","color":"c4b7c8","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"73ad291f-e141-5d7c-bda3-5a7cd0da6c60","width":3251,"height":4886,"size":1940477,"type":"jpg","color":"bfbcce","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"4dc13f3a-e8ca-55fc-b0f9-38c68e5c9b7b","width":4886,"height":3251,"size":2260921,"type":"jpg","color":"bbb1bd","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"11c44981-67c5-5f2c-90f4-fcc0f04d8f4e","width":4864,"height":3648,"size":1179092,"type":"jpg","color":"252829","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}}]

Сюда приходят звезды индустрии, причём как спикеры, так и участники, а также их команды, которые получают знания «на вырост». Это представители Тинькофф банка, Сбера, Сибура, Ингосстраха, Ozon, корпоративной академии Росатома и др. На конференции поднимаются актуальные для сообщества темы. Например, в этом году обсуждалось влияние нейросетей и ИИ на индустрию и выстраивание отношений с сотрудниками в IT-сфере.

Вместе с профи из Intercomm мы подготовили подробный гайд, как организовать и успешно провести свою конференцию. Ведь мероприятия – это не только «11 утра в субботу в концертном холле». Это от недели до полугода подготовки, куча договоров, нервный тик от условий арендодателей или подрядчиков, переговоры.

При подготовке важно спланировать каждый этап. Вам потребуется рассчитать ресурсы и оценить предполагаемую рабочую нагрузку. Совсем не обязательно двигаться именно в предложенном нами порядке. Вы можете пользоваться этим списком как чек-листом.

Не планируете организовывать конференцию, но часто посещаете их? Читайте, как поднять общение и нетворкинг на конференциях на новый уровень с помощью мерча со сменными стикерами

Содержание:

Шаг 1. Сформулируйте объединяющие цель и идею

Подумайте, если ли они у вас? Ведь это очень важно, объявить, что вы хотите сказать другим предпринимателям. В будущем такие вещи могут даже оказать влияние на изменения в отрасли. С увлеченными людьми появятся страстные выступления, свежие идеи и настоящий ажиотаж. Создать такую атмосферу не просто.

Всё начинается с темы. Возможно, вы заметили пробел на рынке или решили применить инновационный подход.

Лучшие темы – запоминающиеся, понятные и вызывают эмоциональный отклик. Подумайте, что нужно вашей потенциальной аудитории, что её мотивирует? Для этого проводите опросы и анализируйте их результаты.

Тема определит ваше брендинг и стратегию продвижения: от разработки логотипа и сайта до создания хэштегов для соцсетей и печати плакатов, мерча и т.д.

[{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"92dbfcbf-31f8-5a98-9938-cdc16e452191","width":4996,"height":3324,"size":2009247,"type":"jpg","color":"181f2a","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"fe80fee4-7b32-5043-9a63-266def28db39","width":4886,"height":3251,"size":1733903,"type":"jpg","color":"d1cdd8","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"28f0469d-8df1-5ae5-b40b-ba5aee11d417","width":3251,"height":4886,"size":1934759,"type":"jpg","color":"2d3555","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"23cf1c96-bdd6-5952-95bf-93895585d332","width":4886,"height":3251,"size":1375345,"type":"jpg","color":"40446e","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"3f01be97-a397-5160-8e67-2b8c03dfd6d4","width":3200,"height":4800,"size":910947,"type":"jpg","color":"b4a49f","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}}]

Ежегодная конференция профессионалов внутренних коммуникаций Intercomm каждый раз продумывает важную и актуальную для отрасли тему и интегрирует её во все аспекты события, включая дизайн. Тема прошлого года –«Маршрут перестроен». Практически всем компаниям на российском рынке пришлось адаптироваться к изменениям на рынке, и именно этот смысл мы заложили в название и айдентику мероприятия.

Темой конференции в этом году стала «Притяжение. Космос начинается с тебя». Она воплощает в себе идею того, как компании находят индивидуальные стратегии и пути развития в изменившимся мире. Космические мотивы были не только на сайте события. Они были на всех визуальных материалах – баннерах, листовках и шоперах от StickPeek, которые дарили участникам.

Анна Смирнова, исполнительный директор Intercomm

Шаг 2. Соберите команду

[{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"ca80f2fa-9678-55a3-b6e4-548d9ce49510","width":4886,"height":3251,"size":1415336,"type":"jpg","color":"212b3a","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"c201d207-e455-5496-a286-90f52a98ec1f","width":4886,"height":3251,"size":1703322,"type":"jpg","color":"242734","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}}]

Организация – огромный труд, с которым одному человеку не справиться. Вам понадобятся люди, которые возьмут на себя различные аспекты планирования события, переговоров и продвижения. Ищите энергичных, опытных, организованных и целеустремленных командных игроков. И убедитесь, что все понимают зону ответственности.

Ваша основная команда, скорее всего, будет состоять из:

  1. Группы планирования: место проведения, размещение, питание.

  2. Отдела маркетинга: взаимодействие со СМИ, создание рекламных материалов, управление веб-сайтом, блогом и SMM.

  3. Администрации: бюджет, регистрация, продажа билетов. Эта команда/человек также будет основным контактным лицом по вопросам, связанным с конференцией.

  4. Персонала в зал: сканирование билетов, ведение списка гостей, гардероба, сопровождение людей и т. д.

Шаг 3. Продумайте бюджет

Создайте как можно более четкую картину ваших финансов. Помните, что часть расходов невозможно предсказать, и бюджет будет меняться. Начните с основных трат и масштабируйте их по мере продвижения.

С мероприятий можно получить прибыль – от спонсоров, от билетов, если они платные и даже от спикеров. Да, если ваше мероприятие интересно экспертам, то они будут готовы заплатить даже за 5-минутное выступление на нём. И для этого необязательно быть крупной компанией с миллионной аудиторией.

Главный вопрос – цена билетов. Ваш бюджет должен дать вам понимание того, сколько денег нужно, чтобы выйти на уровень безубыточности. Важно определить свои ожидания, исходя из того, сколько людей, вы сможете принять, размера места и того факта, что не все билеты могут быть распроданы.

Независимо от того, какую цену вы решите поставить, сделайте скидку на ограниченное количество билетов при ранней покупке. Устанавливайте цены так, чтобы событие стало безубыточными, когда будет занято от 60 до 75 % вместимости площадки

И не забывайте, что регистрационные сборы — не единственный источник дохода мероприятия. Подготовьте спонсорское предложение и выясните, есть ли доступное финансирование.

Вы также можете просмотреть свои расходы и поискать места, где можно потратить меньше. Просто не упускайте из виду, что не менее важно создать положительный опыт для вашей аудитории. Если вы экономите на таких вещах, как Wi-Fi, гости события не скажут вам спасибо.

Шаг 4. Назначьте дату

Она должна быть от шести месяцев до года вперёд. Также вам нужно понять, как долго продлится конференция. Обычно, ивент с участием около 300 человек проходят два полных дня.

Вот несколько важных правил, о которых следует помнить:

  1. Выберите дату, которая не конфликтует с другими крупными событиями. Вы не захотите, чтобы ваша конференция конкурировала за внимание.
  2. Избегайте летних и зимних каникул, когда люди обычно в отпуске. Лучше всего выбрать время между серединой марта и концом июня или с начала сентября до конца ноября.
  3. Никогда не планируйте конференцию на выходные, ведь это не отдых, а работа.
  4. Цельтесь в конец недели. Лучшие дни — четверг и пятница.

Шаг 5. Выберите место

Здесь часто упускают из виду освещение и акустику, но они окажут сильное влияние на впечатления гостей. Попробуйте посетить похожее мероприятие в том зале, в котором собираетесь проводить конференцию.


                    Полный гайд по организации легендарной конференции. 13 шагов с примерами

Помимо цены аренды, обратите внимание на скрытые расходы – плата за внешних поставщиков, парковку, выставочные площади или даже Wi-Fi. При согласовании общей стоимости, выясните, что подлежит обсуждению, а что нет, и будьте готовы к переговорам.

Стоимость места — лишь одна часть головоломки. Вот еще несколько факторов, которые следует учитывать:

  • Размер. Соотнесите масштаб вашего события — бронировать помещение, где всем придется втискиваться в крошечную комнату, явно плохая идея. Аналогичным образом, огромный зал для относительно скромного количества людей не только нанесет ущерб вашему кошельку, но и сделает конференцию пустой и малопосещаемой.
  • Место. Лучше всего выбрать достаточно изолированную площадку, чтобы участники могли лучше сосредоточиться на самой конференции.
  • Кейтеринг. Включён ли он? Если нет, то смогут ли сторонние кейтеринговые компании легко добраться до места и работать? Может быть поблизости есть подходящие рестораны и кафе?
  • Транспорт. Насколько легко участникам доехать на общественном транспорте? Достаточно ли парковочных мест для водителей?
  • Технические аспекты. Имеется ли подходящее ИТ-, аудио- и видеооборудование? Вам понадобятся проекционные экраны, микрофоны, множество мест для зарядки для участников и, конечно же, надежный доступ к Wi-Fi.

При переговорах с потенциальными местами проведения постарайтесь организовать ранний доступ, чтобы вы могли провести «пробный прогон» или пройти проверку со своей командой перед событием.

Шаг 6. Пригласите спикеров

Возможно, это самый важный шаг из всех. Ваши спикеры — звёзды конференции. Нужен солидный состав, чтобы привлечь посетителей и гарантировать экспертность. .

Один из надёжных способов – сначала привлечь одного именитого, уважаемого в своей области спикера. Это повысит ваш авторитет в глазах других потенциальных докладчиков и увеличит вероятность того, что они примут участие в событии.

Начните искать лидеров мнений. Создайте приоритетный список потенциальных докладчиков. Работайте над ним, постепенно заполняя отведенные временные интервалы спикерами. И убедитесь, что у вас есть план Б на случай, если спикер отменит выступление в последнюю минуту.

[{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"6f15eaea-f00b-55a8-ad60-ea8a86abe1e5","width":4886,"height":3251,"size":2733757,"type":"jpg","color":"263147","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"7a316b5c-f7be-5602-b74e-6bee28744a30","width":4886,"height":3251,"size":1932067,"type":"jpg","color":"e8eff1","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"68dcf971-1645-59df-b0cd-f8e6edb5ceb4","width":2000,"height":1333,"size":390920,"type":"jpg","color":"15101d","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}}]

Шаг 7. Составьте расписание


                    Полный гайд по организации легендарной конференции. 13 шагов с примерами

В идеале оно должно быть готово как минимум за четыре месяца до начала конференции. Имеет смысл сгруппировать спикеров и их выступления по темам. Важно не пытаться втиснуть слишком много в один день, иначе аудитория устанет.

Большинство обычных презентаций может длиться от 20 до 40 минут, а основные доклады — до часа. Контент должен быть интересным и рассчитан на короткий период внимания.

После каждого блока у вас должен быть перерыв на кофе (минимум один утром и один во второй половине дня), а также более длительный на обед. Людям нужна возможность дышать, обдумывать информацию и общаться.

Шаг 8. Создайте айдентику и сопутствующий визуал

Уникальный стиль поможет событию выделиться и запомниться. Разработка логотипа, выбор цветов и шрифтов, проработка деталей других фирменных элементов – все это играет важную роль. Можно сделать эту работу силами своей команды, а можно воспользоваться услугами дизайнерского бюро или рекламного агентства.


                    Полный гайд по организации легендарной конференции. 13 шагов с примерами

Если ваша конференция проходит ежегодно, можно выбрать тему конкретного мероприятия и отразить её в визуале.

Особое внимание следует уделить созданию уникальных сувениров и мерча. Они помогут дольше напоминать участникам о событии и станут дополнительным инструментом продвижения. При создании визуальной составляющей, советуем не ограничивать полёт фантазии. Подойдите к процессу творчески и предлагайте необычные решения. Логотип, фирменный стиль, мерч, атрибутика в едином стиле поднимут ваше мероприятие на новый уровень и помогут выделиться на фоне однообразных и скучных конкурентов.

[{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"368a14b0-cb02-5223-b03f-cbe19ef0eab2","width":4886,"height":3251,"size":1872152,"type":"jpg","color":"cfc5c8","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"a9f70f72-2ebf-56ba-9458-1621998f49c3","width":3251,"height":4886,"size":1675415,"type":"jpg","color":"cabbce","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"52c3113a-de3c-5efb-afda-54a9c75f919a","width":996,"height":1280,"size":196667,"type":"jpg","color":"d1beb0","hash":"","external_service":[],"base64preview":"/9j/4AAQSkZJRgABAQAAAQABAAD/2wBDAAkGBwgHBgkIBwgKCgkLDRYPDQwMDRsUFRAWIB0iIiAdHx8kKDQsJCYxJx8fLT0tMTU3Ojo6Iys/RD84QzQ5Ojf/2wBDAQoKCg0MDRoPDxo3JR8lNzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzc3Nzf/wAARCAAKAAoDASIAAhEBAxEB/8QAFgABAQEAAAAAAAAAAAAAAAAABAUG/8QAIxAAAgEDAwQDAAAAAAAAAAAAAQIDAAQhBRESEyIxQVGh8P/EABUBAQEAAAAAAAAAAAAAAAAAAAEC/8QAFxEAAwEAAAAAAAAAAAAAAAAAAAECEf/aAAwDAQACEQMRAD8Axy36RWJU23VjfjyZhg532+fRFLRtaCKIdHgEW3ZlvHqoM4HFcfsU6O+vFjULdTgAAACQ4+6m6wZR/9k="}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"72679461-6589-5ad6-8c0c-d4c7ae2fdd15","width":4586,"height":3052,"size":1583291,"type":"jpg","color":"bda5a6","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}}]

Анализ конкурентов – важный этап, позволяющий выйти за рамки стандартных решений. Выявив особенности других, можно придумать и воплотить что-то уникальное. Инновационность станет вашей изюминкой.

Например, команда StickPeek создала шоперы для конференции Intercomm, со сменными стикерами с космической тематикой события и QR-кодом, ведущим на сайт конференции.

Шаг 9. Запустите сайт

Он представляет мероприятие, отвечает на вопросы посетителей и позволяет им подать заявку, зарегистрироваться и связаться с вами. Туда же будете выкладывать контент, анонсы, отчёты.

Первая страница должна быть стильной, ведь она представлять саму конференцию и презентует самые значимые события. Укажите общую тему, где и когда она проходит, кто основные спикеры. Постарайтесь разместить все это в той части страницы, которая видна без прокрутки.

Быстрый запуск сайта – важная часть организации конференции. Так что заранее примите ключевые решения, создайте простой сайт и дополняйте его по ходу дела.

Что должно быть на сайте:

  • Обязательная информация о событии (где, когда, кто, что, почему);

  • Доступный для просмотра календарь/программа конференции;

  • Форма регистрации для покупки билетов.

У вас нет ресурсов для создания специализированного веб-сайта? Другой вариант — сторонний сайт продажи билетов. Здесь вы можете легко создать страницу мероприятия для вашей конференции со всеми основными подробностями.

В дополнение к этому, такие билетные сайты берут на себя обработку платежей и выдачу билетов от вашего имени, что избавляет вас от головной боли, связанной с дополнительными административными задачами.

Шаг 10. Займитесь маркетинговым продвижением

Теперь у вас есть место, докладчики, чёткая программа конференции и сайт (или страница мероприятия), на который можно направлять людей. Теперь ваша основная задача – продвижение конференции по всем доступным каналам.

Ваши гости — занятые люди, и они делают выбор в мире, полном круглосуточных сообщений. Как же вы можете привлечь их внимание и создать ажиотаж? Подумайте, есть ли в вашем секторе какие-то изменения, на которые люди должны отреагировать.

Можно по разному рекламировать событие, даже при относительно небольшом бюджете:

  • Соцсети (здесь все зависит от вашей аудитории).
  • Форумы, на которых могут общаться потенциальные участники.
  • Собственные блоги и пресс-релизы.

Публикуйте интервью, фотографии, программы, объявления докладчиков, чтобы подогреть интерес.

Не забудьте попросить спикеров о продвижении на своих собственных каналах. Пригласите журналистов из выбранной вами ниши освещать ивент и, возможно, даже присутствовать на ней. Для СМИ презентация должна быть простой и короткой (до одной страницы). Уделяйте основное внимание 5 факторам (кто, что, когда, где и почему).

Шаг 11. Организуйте планирование на месте

На этом этапе вы переходите к деталям. Вот некоторые вопросы, на которые вам нужно ответить:

  • Будет ли гардероб?
  • Кто будет охранять двери и сканировать билеты?
  • В каком зале пройдёт основное событие?
  • Какие помещения нужно зарезервировать для секционных заседаний?
  • Где будут подавать еду и напитки?
  • Будет ли у вас выставочная площадка, где спонсоры и продавцы смогут разместить стенд?

Лучший способ сделать это — просмотреть повестку дня и поставить себя на место участников. Попытайтесь представить, как они будут вести себя в этот день, чего им может не хватить.

Постарайтесь заранее осмотреть пространство и подготовить подробный план. Если у вас есть внешние поставщики, запланируйте обход, чтобы они также посмотрели всё необходимое для их работы.

Проверив ситуацию лично, вы будете гораздо лучше подготовлены к решению любых проблем, которые могут возникнуть в день конференции.

Нетворкинг на конференции

Когда дело доходит до отраслевых конференций, нетворкинг действительно важен. Самые успешные события предоставляют участникам многочисленные возможности для знакомства и общения.

[{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"c7654977-73b8-5bef-94e0-2e6f89c29f56","width":3151,"height":4726,"size":1596964,"type":"jpg","color":"c6bfc4","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"5f70949a-e5f3-574d-a8ba-53b93c65a3c5","width":4886,"height":3251,"size":1674414,"type":"jpg","color":"cbb09f","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}}]

Полезно иметь регулярные перерывы в течение дня и выделять места для сбора людей. Если выступления были полезными, у участников будет много тем для обсуждения, которые помогут растопить лед и облегчат обмен идеями.

Читайте, как грамотно строить связи в бизнес-сообществе в нашем материале Как выстраивать нетворкинг и не попасть к инфоцыганам. Полный гайд для бизнеса: сообщества, конференции, премии

Шаг 12. Проведите конференцию

[{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"4c65ec12-3788-5527-a90c-eab7bacdc947","width":4886,"height":3251,"size":1940552,"type":"jpg","color":"c4a9b7","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"2807d34c-e62e-511e-9f25-0680e4857c09","width":4886,"height":3251,"size":2385312,"type":"jpg","color":"263046","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"2ef1da05-c3b9-558f-b5a9-05c2e8eddd40","width":4886,"height":3251,"size":1871115,"type":"jpg","color":"252b3f","hash":"","external_service":[],"base64preview":"/9j/4AAQSkZJRgABAQAAAQABAAD/2wBDAAUDBAQEAwUEBAQFBQUGBwwIBwcHBw8LCwkMEQ8SEhEPERETFhwXExQaFRERGCEYGh0dHx8fExciJCIeJBweHx7/2wBDAQUFBQcGBw4ICA4eFBEUHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh4eHh7/wAARCAAKAAoDASEAAhEBAxEB/8QAFwAAAwEAAAAAAAAAAAAAAAAABQYHCP/EACMQAAEEAgIBBQEAAAAAAAAAAAECAwQFBhEAIRIUIjFBUmH/xAAXAQADAQAAAAAAAAAAAAAAAAAAAgME/8QAGhEAAgMBAQAAAAAAAAAAAAAAAQIAESEDMf/aAAwDAQACEQMRAD8ALNtzr3DZjsXE6VuyjSguOVqCFeBQoKV5nre+vkdb4nVGTz4NVEgvY9eKdjsIaWWm9oJSkAlJ+x11zX3Yl7Y7FtBieTTd0y0MPskhpGvROjXiPyeTnHKmrVj1apVbDJMRoklhOz7B/OQvYAZP/9k="}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"f3b756a2-609e-50a3-a129-cd463c6a16b2","width":4886,"height":3251,"size":1809418,"type":"jpg","color":"caadac","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"c0581d9e-4820-5ec4-b551-c96a8cac06c2","width":4886,"height":3251,"size":1770870,"type":"jpg","color":"d7cfc6","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}},{"title":"","image":{"type":"image","data":{"uuid":"63a1a9c4-566f-5c95-8016-205e204b3284","width":4959,"height":3299,"size":2300723,"type":"jpg","color":"282129","hash":"","external_service":[],"base64preview":"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"}}}]

Наконец-то большой день наступил!

При условии, что вы выполнили все вышеперечисленные шаги и у вас есть команда, отвечающая за событие – вам не о чем беспокоиться.

Вот несколько ситуаций, которые могут потребовать вашего внимания:

  • Держите наготове список резервных спикеров в случае отмены в последнюю минуту;
  • Лично представьте конференцию и основных спикеров;
  • Следите за регламентом презентаций;
  • Участвуйте в нетворкинге и поощряйте общение;
  • Соберите личные отзывы участников во время и после конференции;
  • Общайтесь с журналистами, которые освещают событие.

Шаг 13. Что делать после?

Вам ещё предстоит немного поработать. Свяжитесь со всеми: вашей командой, докладчиками, поставщиками и, конечно же, участниками.

  1. Скажите «Спасибо». Вы должны поблагодарить всех за участие и усилия. Это не только обычная вежливость, но и возможность оставить положительное впечатление. Велика вероятность, что это не последняя ваша конференция, поэтому вам следует развивать любые связи, которые вы установили.
  2. Соберите отзывы. Это прекрасная возможность узнать, что можно было бы сделать лучше в будущем.

Самый простой способ собрать информацию — отправить всем по электронной почте ссылку на опрос. Будьте относительно краткими и сосредоточьтесь на нескольких основных темах. Что им больше всего понравилось на конференции? Как бы они оценили различные элементы (презентации, угощения, размещение и т. д.)? Что бы они изменили и улучшили?

В заключение

Быть предпринимателем непросто. Быть амбициозным предпринимателем ещё труднее, но куда интереснее и прибыльнее. Ивенты в этом смысле ― отличный способ заявить о себе аудитории и конкурентам, выбить себе удобное место в нише на рынке и повысить медийность собственного бренда.

А если вам нужен классный мерч под мероприятие, то пишите нам в StickPeek. Для каждого проекта мы находим своё решение.

Ещё больше полезных историй о корпоративной культуре, мотивации сотрудников и грамотном управлении вы найдете в нашем телеграмм-канале.

Максимум пользы — минимум уведомлений. Подписывайтесь!

У вас есть опыт в проведении конференций? Или вы только собираетесь организовать первую? Делитесь вашим опытом в комментариях!

Реклама ИП Давыдова Ирина Константиновна

ИНН: 771973915181

erid: 2VtzqwXkNdf

3.4K показов 206 открытий

Источник: vc.ru

Оставьте ответ

Ваш электронный адрес не будет опубликован.