Agile-HR для организации процессов: всё, что вы боялись спросить

Даже в самых прогрессивных компаниях бывает этот пресловутый момент, когда траты ресурсов становятся слишком велики, команда не может подстроиться под новые регламенты, а у HR-команды от этого постоянно болит голова.

Но поводов для паники нет, всё можно исправить. Меня зовут Игорь Починок, я директор департамента цифрового производства в Convergent. Чтобы эффективно справляться как с клиентскими проектами, так и с внутренними задачами, мы применяем принципы Agile Они позволяют нам экономить деньги и время. И вот как это происходит.

Начнём с того, что такое Agile-HR

Agile-HR — это философия, способ работы и организация функции HR, которая позволяет быстрее реагировать на изменения и идеи и подстраивать под них всю систему. Её можно применить к любым процессам от рекрутмента до оценки сотрудников.

Самое главное в Agile-HR — гибкость, она помогает построить процессы, работающие на результат. Наша цель — не тратить уйму ресурсов в сомнениях и иметь возможность вовремя отслеживать ошибки.

Для этого мы используем такие инструменты:

• Kanban и Scrum. Обе методологии сокращают время на проекте и делают все шаги наглядными и прозрачными. Kanban подходит для проектов, которые предполагают непрерывность и гибкость, а Scrum предполагает чёткое распределение ролей и достижение результата за определённый спринт (его продолжительность вы можете определить для себя саи) .

• MVP, или минимально жизнеспособный продукт. Не стремитесь внедрить максимум функций и деталей сразу, сначала тестируем эффективность на базовом решении.

• Backlog. У вас всегда должен быть список задач, в котором вы расставляете приоритеты. В нашем случае в период бурного роста backlog помог определить, какие вакансии первыми брать в работу, а остальное отправлялось в список ожидания.
• Спринт. Этот термин пришёл как раз из Scrum, он означает цикл внедрения, за который мы стараемся успеть с проектом.
• Stand-up, или быстрое выступление для синхронизации. Обычно они проходят, как бы вы думали, стоя — так у человека меньше стимула растечься мыслию по древу и речь получается предметнее.

• Сбор обратной связи. Это обязательный пункт, ведь как иначе мы поймём, достигли ли мы нужного эффекта?

• Ретроспектива. Обязательно нужно собраться и свежей головой обдумать и обсудить, как в целом прошли дела на проекте, какие были сложности, где возникли недопонимания. Так удастся не допустить ошибок в будущем.

Итак, лёгкий ликбез по значению термина Agile-HR пройден. Теперь посмотрим, какие вопросы чаще всего возникают в контексте этой методологии.

Рубрика «вопрос-ответ»

Насколько подходит данная философия к самим процессам HR?

Именно Agile-HR подходит прекрасно. Мы сначала тестировали материнскую философию на клиентских проектах, и она хорошо себя зарекомендовала. Как раз в это время агентство переживало активный рост, нужно было ускорять процессы и оптимизировать траты. И мы решили создать тандем: проектная команда поделилась опытом использования Agile-подхода, а HR выработали схему, как применить его для своих задач.

И нам зашло! Главным образом из-за скорости: Agile помогает быстрее адаптировать компанию и получать оперативные результаты, и при этом ценность результата не снижается. У наших HR-ов теперь значительно меньше болит голова.

Вот три причины, почему мы перешли на Agile:

• Поэтапное внедрение. С ним процессы становятся прозрачнее, их можно оперативно корректировать и таким образом избегать ошибок. Например, нам так удалось выработать идеальный формат сбора обратной связи о сотрудниках — с помощью рассылки в пару кликов и настроенного шаблона в Google Таблицах. Раньше HR-ам приходилось опрашивать всех индивидуально и анализировать все мнения самостоятельно.
• Гибкость. В период турбулентности мы могли без боли и излишнего стресса подстраиваться под новые реалии и потребности бизнеса. Так удалось ускорить онбординг и оптимизировать траты ресурсов: новички теперь ищут нужные инструкции с помощью чат-бота, а HR-ы и старшие сотрудники не отвлекаются от других задач.
• Внимание ко всем сторонам. Для нас важно, чтобы и заказчики процессов, и пользователи (сотрудники) были удовлетворены, это один из принципов нашего человекоцентричного BRM-подхода. В Agile люди и их сотрудничество стоят во главе угла, что очень откликается нашим ценностям и помогает растить лояльность сотрудников.

Как убедить руководство применять Agile-подход?

Три главных аргумента в пользу Agile-HR:

• скорость. Например, сбор и обработка обратной связи раньше занимали пять дней у всей команды, теперь на этот этап достаточно трех дней — и всё благодаря Agile;
• быстрое получение результата. Если применить постепенный Agile-подход к онбордингу, то новички будут вливаться в работу уже с первых этапов адаптации, мы проверили это на себе;
• доступные инструменты. Реализовать Agile можно с помощью простых Google Таблиц и Форм, досок в Trello и карт в Miro, специализированный софт, к которому команда будет долго привыкать, не нужен.

При этом есть и ложка дёгтя — Agile не всегда обходится дешёво в деньгах и трудозатратах как раз из-за своей гибкости. Когда мы двигаемся такими итерациями, часто приходится делать дополнительную незапланированную работу и отклоняться от изначального плана, чтобы исправить ошибки.

Этот минус для многих может пересилить плюсы, и тогда подходить стоит дозировано. Не предлагать руководству разом всю компанию перевести на Agile, а собрать инициативную команду, которая протестирует подход и покажет реальный результат для бизнеса. При этом желательно заранее продумать, чего мы хотим достичь при помощи Agile, обрисовать идеальную картину руководству и стремиться к ней, оценивая плюсы и минусы именно для вашей компании.

С чего начать внедрение Agile в команде?

Внедрение любого нового подхода должно начинаться с подготовки. Это большая ответственность руководителя, который в последствии будет контролировать активности на проекте.

Первым этапом нужно подготовить команду. Сотрудники должны хотеть внедрить этот подход, в команде должен быть минимум один энтузиаст. Если команда не воодушевлена, эффективности от подхода не будет.

Теперь пора тестировать методологию на реальных проектах: в рекрутменте, адаптации, оценке персонала. Так вы поймёте, стоит ли полностью переводить компанию на Agile, а если химии не случится, всё можно быстро вернуть назад.

И, наконец, нужно наладить в команде прозрачные и доверительные взаимоотношения. Без них сложно добиться чего-то хорошего, но для Agile критически важно, чтобы все участники проекта открыто и своевременно говорили о сложностях. Иначе желаемого результата точно не достичь.

Как не превращать регулярные встречи в бесконечные совещания?

Stand-up на то и stand-up — предполагается, что стоя разговаривать неудобно, и потому человек чётче и лаконичнее формулирует мысли. Этот формат подходит, даже если у вас распределённая команда — всегда можно встать перед компьютером в Zoom. Эффект будет даже лучше, ведь вещать стоя в переговорке комфортнее, чем на расстоянии. По сути, каждый участник встречи в своей речи должен осветить три момента:

• что он сделал по проекту вчера;
• что будет делать завтра;
• какие есть трудности.

Важное: трудности нужно именно обозначить, не пытаться решать их на текущей встрече. Можно определить, кто из присутствующих может помочь, и уходить общаться индивидуально. И готово! Ваш stand-up не превратился в многочасовой диспут.

HR-Agile для нас — идеальная философия. Мы вообще очень любим marHR-направление, часто делаем для клиентов проекты в этой сфере — от построения HR-бренда и налаживания процессов до разработки целых корпоративных вселенных. Agile очень помогает нам тестировать решения на себе до того, как мы предлагаем их клиентам.

Подписывайтесь на блог! Будем и дальше делиться с вами сложностями и важными аспектами создания цифровых проектов.

Подробнее о том, как применять Agile для HR-процессов и каких результатов можно достичь, смотрите в нашем вебинаре «‎HR-Agile — партнёрство с бизнесом для важных результатов».

Источник: vc.ru